كيفية كتابة الخطابات الرسمية 2023

كيفية كتابة الخطابات الرسمية 2023

بسبب انتشار وسائل التواصل عبر الإنترنت، يتم استخدام اللغة العامية بشكل كبير في التواصل. ولكن قد تضطر أحياناً إلى استخدام اللغة العربية الفصحى، وذلك في حال كنت ترغب بكتابة خطاب أو رسالة أو بريد إلكتروني رسمي. ولهذا سنتحدث في سطور هذا المقال عن كيفية كتابة الخطابات بشكل رسمي وبطريقة صحيحة. تابع معنا القراءة في حال كنت ترغب بمعرفة المزيد من التفاصيل.

كيفية كتابة الخطابات الرسمية

قبل أن نتحدث عن كيفية كتابة الخطابات، يجب عليك أولاً أن تعرف المواعيد الصحيحة لاستخدام الخطابات الرسمية. حيث يجب عليك أن تتبع أسلوب الخطابات الرسمية في حال كنت ترغب بالتواصل مع جهة لا ترتبط بك إلا بشكل مهني. مثل الشركات أو المؤسسات التي تعمل معها، أو الدوائر والشركات والمؤسسات الحكومية. بالإضافة إلى ذلك، لا ينصح باستخدام الخطابات الرسمية في التعامل مع الأشخاص المقربين، مثل أفراد العائلة والأصدقاء. والآن تابع معنا قراءة الفقرات التالية لكي تتعرف على كيفية كتابة الخطابات الرسمية بطريقة صحيحة.

1- اكتب الخطاب بشكل إلكتروني

كيفية كتابة الخطابات الرسمية

لكونه يعتبر قطعة أدبية مهمة، يجب أن تنتبه إلى الطريقة التي يتم فيها كتابة الخطاب الرسمي. إذ غالباً ما يتم كتابة هذا الخطاب باستعمال الأجهزة الإلكترونية والبرامج الحاسوبية، ومن ثم يتم طباعة الخطابات وتوصيلها إلى الأشخاص المتلقين. وبشكل عام، يتم استخدام أجهزة الحاسوب بشكل كبير لكتابة الخطابات، لكونها تحتوي على الكثير من البرامج والتطبيقات التي تسهل عليك عملية الكتابة. ومن أبرز البرامج التي يمكن استخدامها نذكر لك برنامج Word. الذي يسمح لك بالتحكم بالكثير من العناصر المختلفة بالنص، بالإضافة إلى أنه يمنح المستخدم كثيراً من خيارات التنسيق المختلفة والمنوعة.

الجدير بالذكر هنا أنه في حال كنت ترغب بإرسال الخطاب بشكل مباشر، أي أنك لا تمتلك الوقت الكافي لكتابة وطباعة وتوصيل الخطاب، يمكن استعمال وسائل أخرى. ومن أبرز الوسائل التي يتم استخدامها هي خدمات البريد الإلكتروني، التي تسمح لك بإرسال الخطاب بشكل مباشر عبر الإنترنت إلى الجهة المطلوبة.

2- ابدأ بالعنوان والتاريخ

يجب عليك أن تبدأ الخطاب الرسمي بإدخال اسمك الثلاثي والعنوان الخاص بك، ومن ثم قم بإرفاق التاريخ. وبالنسبة لكتابة العنوان، عليك أن تقوم بإدخاله في الزاوية العليا للصفحة، في الجهة اليمين أو اليسار بحسب لغة الخطاب إذا كانت عربية أو إنجليزية. أما في حال كنت ترغب بطرح الخطاب باسم الشركة أو المؤسسة التي تعمل لها، فيمكنك أن تدخل اسم هذه الشركة أو المؤسسة وعنوانها بدلاً من اسمك وعنوانك.

أما بالنسبة للتاريخ، فيفضل أولاً أن تقوم بترك سطرين فارغين على الأقل أسفل الاسم والعنوان قبل أن تكتب التاريخ. واحرص أن تقوم بكتابة التاريخ كاملاً، أي لا تقوم باستعمال اختصارات التاريخ التي نستخدمها في الحياة اليومية. على سبيل المثال، في حال كان تاريخ الخطاب 8/8/2020، قم بكتابة التاريخ على الشكل التالي: 8 أغسطس 2020، وهكذا. وفي حال كانت اللغة إنجليزية، يمكن كتابة أسماء الأشهر على شكل اختصارات، مثل Aug بدلاً من August.

الملاحظة التي يجب ذكرها هنا هي أنه لا يجب عليك أن تذكر التاريخ في حال كنت ترغب بإرسال الخطاب باستعمال البريد الإلكتروني. وذلك لأن رسائل البريد الإلكتروني تقوم بإضافة التاريخ بشكل تلقائي إلى كل بريد.

3- اكتب بيانات ومعلومات المستلم

بعد أن تقوم بذكر العنوان والاسم الخاص بك وتقوم بإضافة التاريخ، عليك الآن أن تدخل بيانات الجهة المستلمة. قم أولاً بترك سطر فارغ واحد على الأقل أسفل التاريخ، ومن ثم ابدأ بإدخال هذه البيانات. وبالنسبة للبيانات المطلوب منك إدخالها، نذكر اسم الاسم الثلاثي الكامل، أو اسم الشركة أو المؤسسة. وذلك بالإضافة طبعاً إلى عنوان الشخص، أو عنوان الشركة أو المؤسسة أو المكتب التابع له. لا تنسى أن تقوم بكتابة كل معلومة في سطر خاص بها، لكي تتجب أي التباس أو ارتباك أثناء قراءة الخطاب.

طبعاً في حالكنت ترغب بإرسال الخطاب على البريد الإلكتروني، فلا داعي لكتابة هذه البيانات. وذلك لأن بيانات الشخص المستلم تكون موجودة بالفعل في الجهة المستلمة للبريد الإلكتروني الذي ترغب في إرساله.

4- ابدأ بكتابة التحية الرسمية

كما هو الحال في طريقة كتابة الرسائل، تبدأ الخطابات أيضاً بتحية رسمية. بعد أن تقوم بكتابة البيانات التي تحدثنا عنها في السابق، قم بترك سطر فارغ، ومن ثم ادخل التحية الرسمية التي ترغب في استخدامها. أما بالنسبة للملاحظات التي يجب عليك معرفتها هنا فهي بسيطة جداً. وأول هذه الملاحظات هي استخدام الاسم الأول فقط للشخص الذي ترغب في إرسال الخطاب إليه. ولكن يمكن استخدام الاسم الأول والكنية في حال كان العلاقة رسمية أو مهنية بشكل كبير.

بالإضافة إلى ذلك، في حال كنت تجهل هوية الشخص المتلقي للخطاب، يمكن استخدام اسم المنصب الذي يشغله هذا الشخص بدلاً من اسمه. على سبيل المثال، يمكن كتابة ما يلي: السيد المحترم رئيس قسم الموارد البشرية. كما يمكنك أن تقوم بإدخال عبارة تحية رسمية بدون ذكر أي اسم أو اسم مهنة. على سبيل المثال، قم بإدخال العبارة: سيدي العزيز، سيدتي العزيزة، وهكذا.

5- اكتب موضوع الخطاب

بعد أن انتهيت من خطوات الترحيب والتعريف، عليك الآن أن تدخل في صلب الموضوع. إذ يجب عليك في هذه الخطوة أن تقوم بكتابة موضوع الخطاب، أو الغرض المرجو منه. وهنا يجب عليك أن تنتبه إلى الكثير من الأمور. أول هذه الأمور هي أن لا تقوم باستخدام الكثير من العبارات والكلمات والسطور لإيصال المعنى، فخير الكلام ما قل ودل. بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك أن تبتعد عن التشابيه والكنايات، أو الكلمات والعبارات التي تكون غامضة أو تحير القارئ. أي أنه يجب عليك أن تكتب بأسلوب رسمي وبشكل بسيط ومفهوم.

بالإضافة إلى ذلك، تجنب بشكل كامل استعمال اللغة العامية، حتى ولو كان المتلقي شخصاً يعيش في منطقة قريبة منك. وفي حال كان الخطاب باللغة الإنجليزية، فابتعد عن استعمال الاختصارات، مثل اختصارات أفعال الكون أو المكلية أو غيرها. أما بالنسبة للأسئلة في الخطاب، فيجب أن يتم طرحها بأسلوب رسمي ومحترم. على سبيل المثال، يمكن كتابة: نرغب في معرفة رأيك في مشروع العمل على..؟، وذلك بدلاً من: هل تريد العمل على..؟.

وبالنسبة لطول الخطاب، فينصح أن لا يزيد عن صفحة واحدة كحد أقصى. ولكن في حال قمت باتباع التعليمات السابقة، وقمت بتوضيح النقاط التي ترغب في توضيها بأقصر شكل ممكن وما زال الخطاب أطول من صفحة واحدة، يمكنك تركه هكذا.

6- اختم خطابك بجملة إيجابية

كيفية كتابة الخطابات الرسمية

وأخيراً، بعد أن تنتبه من ذكر النقاط التي ترغب في التحدث عنها، يجب عليك أن تنه خطابك بطريقة رسمية وبشكل محترم. وذلك عن طريق استخدام العبارات الإيجابية التحفيزية، التي تشجع على حدوث تعامل آخر بينك وبين الشخص المتلقي للخطاب في المستقبل. ومن أبرز الأمثلة التي يمكن استخدامها نذكر لك: خالص التحيات من..، أو تفضل بقبول احترامنا الكامل، أو أطيب التمنيات، وهكذا. ولا تنسى أن تقوم بترك سطرين فارغين بين الخاتمة الخاصة بالخطاب والعرض أو الموضوع الخاص بك. لا تنسى أيضاً أن تقوم بإضافة توقيعك الرسمي في أسفل الخطاب.

إلى هنا نكون قد انتهينا من خطوات كيفية كتابة الخطابات. وننصحك بأن تقرأ هذه الخطوات وتفهمها جيداً قبل أن تشرع في عملية الكتابة. لا تنسى أن تزور موقعنا على الدوام، لكي تتمكن من قراءة المزيد من المقالات المفيدة الأخرى.

اقرأ المزيد من موقعنا:

كيفية حساب المعدل التراكمي وأهميته

216 مشاهدة
error: Content is protected !!

أنت تستخدم إضافة Adblock

يرجى توقيف مانع الإعلانات حتى تتمكن من تصفح محتوى الموقع بشكل سليم.