كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي بخطوات بسيطة

كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي بخطوات بسيطة

يعتبر الايميل أو البريد الإلكتروني واحداً من أشهر وسائل التواصل الإلكترونية على الإطلاق. وعلى الرغم من ابتكار الكثير من وسائل التواصل الأخرى عبر الإنترنت، إلا أن الايميل أو البريد الإلكتروني لا يزال يعتبر حتى يومنا هذا واحداً من أهم هذه الوسائل. وفي حين لا يتم استخدام خدمات البريد الإلكتروني بشكل كبير في العالم العربي، أي من أجل التواصل مع الآخرين، إلا أنه لا يزال يستخدم في المعاملات الرسمية العالمية. ولهذا سنتحدث في سطور مقال اليوم عن كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي. تابع معنا القراءة في حال كنت ترغب بمعرفة المزيد من التفاصيل عن هذا الموضوع.

كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي

كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي بخطوات بسيطة

تبرز أهمية استعمال البريد الإلكتروني أو الايميل بشكل كبير في حال كنت ترغب بالعمل في شركة أو مؤسسة. وهذا الكلام على ينطبق على الشركات أو المؤسسات الأوروبية والأمريكية فقط، وإنما كافة الشركات والمؤسسات المختلفة حول العالم. وبسبب الأهمية الكبيرة للبريد الإلكتروني والرسائل التي يتم تداولها باستعماله، يجب عليك أن تتعرف على الطريقة الصحيحة لكتابة الإيميلات بشكل رسمي. وهذا ما سنقوم بالتحدث عنه في الفقرات التالية.

1- البدء بتحية

كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي بخطوات بسيطة

قبل أن تبدأ بالتحدث عن محتوى البريد الإلكتروني، يجب عليك أولاً أن تبدأ هذا الايميل بتحية رسمية. والجدير بالذكر هنا أنه يجب عليك أن تقوم بانتقاء التحية المناسبة للشخص المناسب، أو التحية المناسبة للوقت المناسب. على سبيل المثال، في حال كنت ترغب بكتابة بريد إلكتروني إلى صاحب العمل الخاص بك، والذي يدعى أيمن، قم بكتابة ما يلي في بداية الايميل: السيد أيمن، تحية طيبة وبعد.

2- التعريف عن النفس

قد تجد هذه الخطوة غريبة بعض الشيء، وخصوصاً لكون البريد الإلكتروني الخاص بك سيظهر لدى الشخص المتلقي للبريد. ولكن يفضل أن تقوم بالتعريف عن نفسك بشكل بسيط في مطلع الإيميل. وذلك لأن هذا التعريف يمكن أن يختصر الكثير من الوقت على الطرف الآخر، كما أنه سيساعدك على تجنب الكثير من الشبهات. وما يجب عليك معرفته هنا هو أن خطوة التعريف عن النفس في البريد الإلكتروني يجب أن تكون قصيرة ومختصرة. على سبيل المثال، في حال كنت تعمل في مجال المبيعات وكان اسمك أحمد، فيمكنك أن تكتب ما يلي: أنا السيد أحمد من قسم المبيعات.

3- تحديد موضوع الايميل

واحدة من أبرز وأهم خطوات كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي هي تحديد موضوع هذا الايميل. وبشكل عام، هنا يمكن التمييز بين شخص مبتدأ في كتابة الإيميلات وشخص آخر محترف في كتابتها. إذ يمكن للشخص المحترف في كتابة الأيميل أن يقوم بتحديد موضوع الأيميل بشكل بسيط وبسطور قليلة جداً. في حين يجد الشخص المبتدأ صعوبة كبيرة في هذه القصة، وقد تتطلب منه استخدام الكثير من الكلمات أو العبارات. ولكن في حال كنت مبتدئاً في هذا المجال، فلا داعي للقلق، لن يتطلب منك الأمر إلا قليلاً من الوقت لكي تعتاد على الكتابة بسهولة.

أما عن مكان ذكر موضوع الأيميل، فيجب عليك أن تقوم بذكره مرتين. المرة الأولى في الحقل المخصص لكتابة موضوع الأيميل، والذي يظهر في كافة الإيميلات. أما المكان الثاني فهو في مطلع البريد أيضاً. واحرص دائماً أن تقوم بذكر موضوع الأيميل في مقدمة البريد الإلكتروني، لكي يتمكن القارئ من معرفة الموضوع أثاء قراءة البريد بسهولة.

4- قم بالابتعاد عن الكلمات والعبارات الغريبة

إذا كنت ترغب في كتابة موضوع تعبير، فمن الجيد أن تقوم باستخدام التشابيه والكنايات اللغوية. ولكن بالنسبة لكتابة البريد الإلكتروني، فيجب عليك أن تبتعد عن هذه المفاهيم قدر الإمكان. حيث يجب عليك أن تقوم بكتابة محتوى البريد الإلكتروني بأبسط شكل ممكن. بالتالي يمكن للشخص أن يركز على محتوى البريد الإلكتروني بدلاً من التركيز على العبارات الغريبة أو المفاهيم والتشابيه الصعبة.

5- ابتعد عن اللغة العامية

واحدة أخرى من أهم خطوات كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي هي الابتعاد عن اللغة العامية. وفي حال كنت ترغب بالنتيجة الأفضل، فإننا ننصحك أن تقوم باعتماد اللغة العربية الفصحى. وذلك في حال طلب منك أن تقوم بإرسال بريد إلكتروني لشخص يعيش في دولة عربية مختلفة عن الدولة التي تعيش فيها. وهنا تبرز الفروقات الثقافية بين الدولتين، إذ يمكن أن يقوم شخص عادي باستخدام كلمة عربية سلمية، ولكنها مجهولة في ثقافة الشخص المتلقي. ولهذا ينصح بالاعتماد على اللغة العربية الفحصى.

6- خير الكلام ما قل ودل

بالإضافة إلى الأمور التي تحدثنا عنها في الفقرات السابقة، يجب عليك أيضاً أن تنتبه إلى طول البريد الإلكتروني الذي تقوم بكتابته. ويفضل أن تقوم بتقصير هذا البريد قدر الإمكان، وخصوصاً بالنسبة للمقدمة. بالتالي يمكن للشخص المتلقي لهذا البريد أن يقوم بقرائته بسهولة، ولن يشعر بالملل أثناء القراءة. والجدير بالذكر هنا أن الإيميلات الطويلة، أو الإيميلات التي تحتوي على الكثير من الفقرات قد يتم تجاهلها من قبل الكثير من الأشخاص، أو قد يتم تأخير عملية قرائتها. ولهذا قم بتقصير البريد الإلكتروني الخاص بك قدر الإمكان، ولا تقم بإضافة أي شيء غير ضروري فيه.

7- استخدام كلمات لطيفة

الفرق الأساسي بين الإيميلات التي يتم كتابتها من قبل البشر والإيميلات التي يتم تحضيرها باستخدام الكمبيوتر هي الكلمات وترتيب الكلمات. فعلى الرغم من أن بعض البرمجيات الحاسوبية قادرة على كتابة الإيميلات بشكل تلقائي، إلا أن هذه الإيميلات تفتقد إلى اللمسة البشرية. ومن أبرز الأمور التي يمكن أن تضيفها إلى البريد الإلكتروني الخاص بك هي الكلمات اللطيفة. على سبيل المثال، في حال كان الإيميل الذي ترغب في إرساله يحتوي على طلب ما، قم بإضافة عبارة: من فضلك، قبل هذا الطلب، ,هكذا.

8- قم بترتيب المقاطع

كما ذكرنا لك سابقاً، يميل الإنسان إلى تجاهل الكلمات المجمعة فوق بعضها، وغالباً ما يتم تأخير عملية قراءة الإيميل الذي يحتوي على الكثير من الفقرات أو العبارات. ولهذا في حال كنت ترغب بتحسين الإيميل الخاص بك، قم باستخدام عبارات الترقيم في المكان المناسب والصحيح الخاص بها. بالإضافة إلى ذلك، قم بجعل الكلام على شكل فقرات يسهل قرائتها من قبل المتلقي. وابتعد على جعل الإيميل كتلة واحدة مهما استطعت.

9- قم بإرفاق الوسائط

قد تحتاج أحياناً إلى إرفاق بعض الصور أو الفيديوهات أو المستندات أو الروابط في البريد الإلكتروني الخاص بك. وفي حال قمت بإرفاق هذه الوسائط، تأكد من أن دقتها جيدة بما فيه الكفاية، وأن الطرف الآخر يمكن أن يراها بدون أي مشاكل. بالإضافة إلى ذلك، لا تنسى أن تشير إلى هذه الوسائط ضمن البريد الإلكتروني الخاص بك، لكي لا ينسى المتلقي أن يقوم بتحميلها ومشاهدتها.

إلى هنا نكون قد وصلنا إلى نهاية مقال اليوم. حيث قمنا فيه بالتحدث عن كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي، عن طريق ذكر بعض الملاحظات والتعليمات المختلفة. لا تنسى أن تقوم بزيارة موقعنا بشكل مستمر، لكي تتمكن من قراءة المزيد من المقالات الأخرى، التي تتحدث عن التعليم وطرق الكتابة بشكل مشوق وممتع.

اقرأ المزيد من موقعنا:

اكتئاب ما بعد التخرج..كيف نتخلّص منه؟

157 مشاهدة

أنت تستخدم إضافة Adblock

يرجى توقيف مانع الإعلانات حتى تتمكن من تصفح محتوى الموقع بشكل سليم.