استراتيجيات إدارة الوقت وأهميتها

،بالوقت هو فترة زمنية محدودة قابلة للقياس للقيام بعمل محدد، وقد يكون مرتبط بمكان مثل ميقات الحج، وقاس العلماء الوقت براصدات فلكية التي ترصد الأجرام الفلكية، أما علمياً ويمكن أن نعرّف الوقت على أنه قياس دوران الأرض حول الشمس أو حول محورها وهو ما يسمى اليوم الواحد، وتعتبر إدارة الوقت مفتاح الإدارة الفعالة. ولهذا سنقوم في مقال اليوم بالتحدث عن أفضل وأهم استراتيجيات إدارة الوقت. تابع معنا القراءة لتعرف المزيد من التفاصيل.

خصائص الوقت

• سرعة مرور الوقت، وبالتالي يكون محسوب من عمر الإنسان فبمروره ينقضي كل شيء لقوله تعالى في سورد يونس في الآية 45 ” وَيَوْمَ يَحْشُرُهُمْ كَأَن لَّمْ يَلْبَثُوٓاْ إِلَّا سَاعَةً مِّنَ ٱلنَّهَارِ يَتَعَارَفُونَ بَيْنَهُمْ ۚ قَدْ خَسِرَ ٱلَّذِينَ كَذَّبُواْ بِلِقَآءِ ٱللَّهِ وَمَا كَانُواْ مُهْتَدِينَ “
• الوقت لا يقدر بزمن إذ لا يمكن للإنسان استرجاع أي لحظة مرّت من عمره، لذلك يجب المحافظة على عدم ضياع الوقت حتى لا نشعر بالندم.

ترتيب أولويات إدارة الوقت

• عدم المماطلة
• تجنب تعدد المهمات
• السرعة في إنجاز المهمات
• التقييم الذاتي
• كفاءة مراقبة السلوك
• التعزيز الذاتي

استراتيجيات إدارة الوقت المهمة

1. مراقبة الوقت

نحلل بدقة كيفية قضاء الوقت فلا نستطيع تحسين الطريقة التي ينقضي بها الوقت قبل أن نعرف كيف نقضه، فبالمتابعة الدقيقة لوقتك يساعدنا على تحديد النشاطات الذي يضيع فيها الوقت، فبالتالي ترتفع بها الإنتاجية. بالإضافة إلى ذلك، يساعدك مراقبة الوقت على تحديد الأولويات الخاصة بك بسهولة.

2. تحديد جدول زمني لإنجاز المهام

التنظيم الفعال للوقت ينتج عنه أفضل جدولة للوقت، فبتحديد النشاطات الأكثر أهمية نستطيع جدولة ترتيب الأولويات، ويصبح الشخص انفعالياً عندما لا يضع جدول زمني واضح، وبالتالي يتشتت انتباهه من كمية العمل الذي عليه القيام به، بوجود جدول زمني للمهام يزيد من مسؤوليتك تجاه العمل الذي تنوي القيام به، وبالتالي تشعر بالتحفيز والثقة وترى بشكل واضح أهدافك الموضوعة، وقد نصح العلماء بتخصيص ربع ساعة يومياً لجدولة نشاطات اليوم التالي كما يمكن استغلال العطلة للتخطيط نشاطات الأسبوع التالي.

3. تحديد الأولويات بحكمة

تكون الإدارة الفعالة ناجحة عندما نحدد الأولويات بكفاءة، وهذا يساعدنا على التركيز في العمل واستخدام الوقت بشكل جيد، وبالتالي يمكن اختصار الزمن لإنجاز المهام المطلوبة وتنتج عنه نتائج أفضل حيث يخفف من عبء العمل بزيادة الإنتاجية، فإن التعاون مع الآخرين يوفر لك وقتاً أكثر وبالتالي تركز على أولوياتك.

4. التركيز في النتائج

الإدارة الفعالة لا تكون بالعمل بجدٍ أكثر وإنما بذكاء أكثر، بحيث تبحث عن أسهل الطرق والأكثر إنتاجية لتحقيق العمل المطلوب، كما أنه يمكن استخدام التكنولوجيا لنختصر وقت العمل وبذلك تزداد الإنتاجية. كما أن التركيز على النتائج يحفزك على التقدم بشكل أسرع.

5. التركيز على كل مهمة على حدة

التركيز على مهمة واحدة فقط، وتكون كـطوق نجاة لإدارة أفضل حيث يجب تخصيص وقت لإنجاز هذه المهمة وتقسيمه إلى أجزاء ثم أخذ استراحة بين كل جزء وجزء، لضمان التركيز أثناء كل مهمة.

6. التخطيط للمستقبل

إذا أردت أن تدير وقتك بنجاح  فعليك تطوير المهارات، فـعند وضوح الأهداف تزداد الإنتاجية ويكون تنفيذ العمل بشكل أسهل، فيجب اعتماد التخطيط مساءً من أجل اليوم التالي. بالتالي قم بتطوير نفسك بشكل مستمر، لكي تضمن مستقبلاً باهراً.

7. التفويض والاستغناء عن العمل غير المنتج

يجب إدراك أنك لا تستطيع إنجاز الأعمال لوحدك فقد تعتقد أن الآخرين لا يمكنهم فعل الأشياء مثلك، أو تكون قلقاً لتدريب شخصاً ما ظناً منك أنه سيأخذ وقتاً طويلاً، وهذا السلوك يسرق وقتك بشكل لا يوصف فيجب تفويض المهام للآخرين والبحث عن خبراء ليقوموا بالعمل الذي لا تجيده، هذا الشيء سيوفر عليك وقتاً كثيراً بحيث يمكنك استثماره بنشاطات أخرى.

8. الكف عن السعي إلى الكمال

المثالية في العمل مضيعة للوقت فبدلاً من أن نشعر بالسعادة بما أنجزناه نقضي ساعات طويلة في تعديل وتحديث الأشياء لكي تصبح مثالية.

أهمية استراتيجيات إدارة الوقت للتحصيل العلمي

غالبية الطلاب تعاني من مشاكل في الدراسة لعدم استغلال الوقت بشكل صحيح وذلك يسبب فشل المهام الطلوبة منه، وبالتالي يؤثر على الأداء والتحصيل فعندما ترتفع إدارة وتنظيم الوقت، يرتفع معها التحصيل الدراسي للطالب ^[1].

فوائد تنظيم الوقت للطالب

• إنقاذ الطالب من الحيرة والضياع والتردد
• استثمار الوقت وأهميته بالنسبة له
• ارتفاع التحصيل العلمي
• يصبح لديه وقت أكبر لقضاء برهة زمنية مع العائلة والأصدقاء لزيادة الترفيه والراحة

أشهر مضيعات الوقت

• كثرة الأعمال الورقية
• التخطيط السيء وعدم تحديد الأولويات
• عدم وضوح الأهداف
• عدم التفويض والتمسك بالمركزية
• الاجتماعات غير المجدية وتعدد اللجان
• عدم التوثيق وسوء الحفظ
• تداخل السُلطات
• ضعف الاتصالات التنظيمية

الفرق بين تنظيم الوقت وإدارة الوقت

التنفيذ والمتابعة والمراقبة وإدارة الوقت والتخطيط هذه تسمى عملية إدارية، أما الخطة الموضوعة لتنفيذ هذا الأمر فهذا يسمى التنظيم وهو جزء هام من إدارة الوقت.

معوقات إدارة الوقت

• كثرة المشاغل
• التأجيل والتكاسل والتسويف
• عدم وجود هدف
• التقصير في العمل
• النسيان

سوء تقدير الوقت

يعد من أكبر المشكلات التنظيمية التي يقع بها الأشخاص الطموحين الذين يعتقدون أن كل شيءٍ يكون تحت السيطرة، فيسيطر عليهم الغرور نظراً لإيمانهم بمواهبهم، ولكنهم يكونوا قد استهلكوا وقتاً طويلاً وهذا يعرقل سير العمل

مشكلات تنظيم الوقت

• غياب الدافع: بغياب الدافع يكون لدينا مشكلة في تنظيم الوقت وبالتالي يؤثر على إنجاز الأهداف فالأشخاص الذين يغيب عنهم الدافع يفشلون في تحديد أهدافهم، رغم أنهم ينجزون الكثير من الأعمال لكن لا يكملوها

• بداية اليوم متأخراً: أكثر العباقرة يستيقظون مبكراً لتنفيذ مهامهم بدقة عالية، فمثلاً لو تأخر أحدنا عن العمل فسوف يبقى متأخراً بقية يومه، وذلك يؤثر سلباً على سير العمل

• التشتت: قد يكون لديك الوقت الكافي والحافز المناسب لتنجز المهام والأهداف، لكن كثرة التشتت والضياع تثنيك عن تنفيذ هذه المهام وأشهر المشتتات الانترنت ووسائل التواصل الاجتماعي وتفقد البريد الالكتروني

• الوقت الضيق: هناك أشخاص يعملون بجدٍ، لكن إنجازهم ضعيف جداً بسبب كثرة الأعمال فهم يقولون دائماً نحن مشغولون، ويكمن الحل في تنظيم الوقت ليستطيعوا تنفيذ هذه المهام

أفضل البرامج لتطبيق استراتيجيات إدارة الوقت

مع التطور التكنولوجي وبروز الهواتف الذكية، ظهرت برامج وتطبيقات عديدة تساعدك على تنظيم المهام اليومية سأذكر لكم في هذا المقال بعضاً منها:

برنامج Rescue Time

وهو تطبيق يساعد على التركيز على المهام وتنظيم الوقت ويمنع المشتتات، كما أنه يرسل تقارير أسبوعية حول استخدامك للجوال، كما يقوم بمعرفة أي التطبيقات التي تستهلك وقتك.

ميزات البرنامج

• يعرض وقت استخدام الهاتف
• يرسل تنبيهات بالوقت الفعلي عندما تضيع وقتك في أحد التطبيقات
• يساعد على تبني عادات جديدة وايجابية، حيث تقوم باتباعها دائماً لتصبح جزءاً من روتينك اليومي
• يحتوي على ميزة تقييد الشاشة، بحيث تتخلص من إدمان هاتفك
• سهل الاستعمال ومتوفر لنظام Android & iOS

برنامج Forest

هذا التطبيق يساعدك على تنظيم الوقت بطريقة تحفيزية تشجعك على العمل لفترات أطول، وهو ممتع جداً وفيه مؤقت للعد التنازلي حيث يمكنك تشغيله أثناء التركيز على المهام، ويحدد استخدام التطبيقات المسموح بها.

ميزات البرنامج

1. يمنحك المكافئات عندما تركز على مهامك، بالتالي يمكن استغلال هذه الميزة لتحقيق الأهداف
2. تقييم البرنامج 4.7 نجمة
3. يخلصك من إدمان الهاتف
4. ويحل من التسويف والتشتت

يعتبر الوقت ثروة بين أيدينا إن عرفنا قيمتها وأحسنّا استخدامها بشكل صحيح، وبالتالي سنحقق فوائد عظيمة تنعكس على حياتنا، فإدارة الوقت تفصيلٌ مهم جداً في حياة الأفراد وفي حياة المجتمعات دون استثناء. وبهذا نكون قد وصلنا إلى نهاية مقال اليوم، الذي تحدثنا فيه عن أبرز وأهم جوانب استراتيجيات إدارة الوقت. لا تنسى أن تقوم بزيارتنا بشكل مستمر، لتقرأ المزيد من المواضيع المهمة.

اقرأ المزيد من موقعنا:

أفضل وأنجح أساليب تطوير الذات