دليلك الكامل إلى تخصص الإدارة المكتبية

يعتبر تخصص إدارة مكتبية واحداً من أهم التخصصات التي تحتاجها أي شركة أو مؤسسة لكي تعمل بشكل صحيح. ولهذا يعتبر هذا التخصص من أبرز وأهم التخصصات الجامعية بشكل عام. ولكون أغلب الناس لا تمتلك أي فكرة عن تخصص إدارة مكتبية، سنقوم في سطور هذا المقال بالتحدث عنه بشكل موسع. لذا تابع معنا القراءة في حال كنت ترغب بمعرفة المزيد من التفاصيل عن هذا التخصص الرائع.

ما هو تخصص إدارة مكتبية

يتم تعريف تخصص الإدارة المكتبية على أنه التخصص الذي يهتم بإدارة كافة الشؤون المختلفة في المكاتب، والتي تتضمن الشؤون العملية والإدارية. وبشكل عام، يعمل خريج هذا التخصص على تولي المنصب الأساسي لأي مكتب موجود في أي مؤسسة أو شركة ما ^[1]. أي أنه لن يقوم بتولي المهام الأساسية لصاحب المكتب، وإنما سيكون بمثابة الذراع اليمنى له.

المهام التي يقوم بها خريج هذا التخصص

في حال قررت أن تبدأ بدراسة تخصص إدارة مكتبية، بعد أن تتخرج من هذا التخصص سيطلب منك أن تقوم بإنجاز المهام التالية ^[2]:

• عملية إدارة مكاتب المدراء الموجودة في المؤسسات أو الشركات المختلفة، وذلك باستخدام أحدث التقنيات والأساليب الموجودة في الأسواق
• التخطيط بشكل واضح ومنطقي، وذلك بهدف الوصول إلى النتائج المرجوة بأقل مجهود وأقصر وقت ممكن
• الإلهام والتحفيز المستمر لطاقم العمل، وذلك لأن التحفيز المستمر يساعد على إنجاز الأعمال بشكل أسرع، كما أنه يساهم في بناء الثقة المتبادلة بين الطرفين
• التعلم المستمر، في هذا العمل ستنمو وظيفياً مهما كان عدد سنين الخبرة الخاص بك، بعبارة أخرى، ستتعلم أشياء جديدة كلما عملت في هذا المجال لفترات أطول
• تولي كافة عمليات التواصل الخاصة بهذا المكتب، بما فيها المكالمات الهاتفية والرسائل النصية، بالإضافة طبعاً إلى رسائل الفاكس والبريد الإلكتروني وغيرها
• القيام بكافة العمليات الإدارية والتنظيمية الخاصة بهذا المكتب، وهو العمل المعروف باسم “السكرتارية”
• القدرة على التعامل مع أجهزة الكمبيوتر أو الموبايل بشكل ممتاز، وخصوصاً بالنسبة للبرامج الإدارية والتنظيمية الموجودة عليها
• الكفاءة العالية في التعامل مع أنظمة المعلومات وقواعد البيانات المختلفة
• التواصل مع كافة الأطراف المرتبطة بهذا المكتب بالوقت المطلوب وبطريقة احترافية، وذلك سواءً كانوا هؤلاء الأشخاص يعملون في الشركة نفسها أو خارج هذه الشركة
• القدرة على المشاركة في بعض مهام إدارة الموارد البشرية الخاصة بهذا المكتب بشكل مباشر أو غير مباشر
• بالإضافة إلى الكثير من المهام الإدارية أو التنظيمية المختلفة الأخرى

الدراسة في تخصص إدارة مكتبية

بالنسبة لطبيعة دراسة هذا الاختصاص، فإنها تختلف بين الكلية والأخرى، كما هو الحال في باقي الاختصاصات الأخرى في الجامعات. حيث تركز كل كلية على مواد معينة على حساب مواد أخرى، ولهذا يمكن أن تجد بعض المواد في كلية ضمن جامعة ما ولا تجدها في كلية ضمن جامعة أخرى. ولكن بشكل عام، سيقوم الطالب الدراس لهذا التخصص بالمرور على المواد التالية:

• تكنولوجيا المكاتب
• تطبيقات وبرامج الحاسوب
• أساسيات الحاسوب
• إدارة الأعمال
• الإجراءات المكتبية
• السلوك التنظيمي
• إدارة السجلات
• الموارد البشرية
• علوم التسويق
• بالإضافة إلى الكثير من المواد الأخرى التي تركز بشكل أساسي على عمليات تنظيم وإدارة المكاتب بأكبر كفاءة ممكنة

ما هي مدة دراسة تخصص إدارة مكتبية

بشكل عام، تختلف مدة دراسة هذا التخصص بين الجامعة والأخرى. ولكن عموماً يمكننا أن نقول بأن المدة الزمنية اللازمة لإنهاء كافة المقررات الموجودة ضمن هذا التخصص تتراوح بين 3 و 4 سنوات. كما أن مدة دراسة هذا التخصص في أغلب الجامعات العربية يكون 4 سنوات فقط.

العمل بعد التخرج من هذا التخصص

لقد ذكرنا لك سابقاً أنه بعد التخرج سيطلب منك أن تقوم بإنجاز بعض المهام الإدارية والتنظيمية ضمن المكاتب المختلفة. ولكن ما يجب عليك معرفته هنا هو أن الخريج الجديد من هذا الاختصاص غالباً ما يجد صعوبة في إيجاد الأعمال. وذلك لأن الشركات التي تبحث عن مختص في إدارة المكاتب غالباً لا تقوم بتوظيف شخص حديث التخرج، وإنما تبحث عن شخص له خبرة سابقة في هذا المجال، أو شخص يمتلك بكالوريوس فيه على الأقل.

ولهذا قد تجد صعوبة كبيرة في إيجاد فرصة عمل بعد التخرج بشكل فوري. وهنا يجب عليك أن تقبل بالأعمال الأدنى من وظيفة إدارة المكتب بشكل مبدئي، مثل أعمال موظف استقبال أو أعمال مدخل بيانات في الشركات. ومن ثم وبعد اكتساب الخبرة العملية في مجال التعامل مع الأعمال المكتبية بأنواعها المختلفة، أو بعد اكتساب شهادة البكالوريوس في هذا المجال، يمكن أن تبدأ العمل في مناصب أعلى، مثل إدارة مكاتب المدراء في الشركات أو المؤسسات المختلفة.

مجالات العمل في هذا الاختصاص

يمكن لخريج تخصص إدارة مكتبية أن يقوم بالعمل في أحد المجالات التالية:

• مدير مكاتب في المؤسسات والشركات المختلفة، الحكومية منها والخاصة
• الوحدات الإدارية الحكومية المختلفة
• السنترالات بأنواعها المختلفة
• البنوك أو المصارف أو المؤسسات المالية بأنواعها المختلفة، الحكومية منها والخاصة
• الفنادق أو المنتجعات أو المؤسسات السياحية المختلفة
• المستودعات الخاصة أو الحكومية
• المؤسسات العقارية بأنواعها
• بالإضافة إلى الكثير من المجالات المختلفة الأخرى التي تتضمن في بيئة عملها مكاتب وعمليات إدارية تنظيمية

المهارات اللازمة لهذا الاختصاص

يمكن لأي شخص أن يقوم بدراسة تخصص إدارة مكتبية، ولكن لكي تتمكن من النجاح في هذا التخصص والإبداع فيه يجب عليك أن تمتلك المهارات التالية ^[3]:

• مهارات التواصل مع الآخرين: وذلك نظراً لأن العامل في هذا المجال سيطلب منه أن يقوم بالتواصل مع عدد كبير جداً، ليس من الأفراد فقط، وإنما من المؤسسات أو الشركات أو الجهات المختلفة الأخرى
• روح القيادة: يمكن أن تعمل في مكان كمدير مكتب أساسي فقط، ولكن يمكن أن تعمل ضمن جهة تمتلك بالفعل مدير مكتب، بالتالي يجب عليك أن تتعلم كيف تتصرف كعضو فعال ضمن فريق
• مهارات عالية في التعامل مع التكنولوجيا: كما ذكرنا لك سابقاً، سيطلب منك أن تقوم بإنجاز الكثير من المهام الإدارية والتنظيمية، والتي غالباً ما تتم باستخدام البرامج الحاسوبية بأنواعها المختلفة. ولهذا يجب عليك أن تكون قادراً على العمل على هذه البرامج بشكل ممتاز، أو أن تمتلك فكرة مبدئية عنها أولاً، ومن ثم تقوم بتطير مهاراتك بها مع مرور الوقت
• الدقة والكفاءة العالية: يطلب منك أيضاً أن تقوم بتدوين الكثير من الملاحظات المهمة، أو أن تقوم بإعداد تقارير أو وثائق هامة جداً. ولهذا يجب عليك أن تكون دقيقاً وذو فطنة عالية
• الموثوقية: في حال قمت بالعمل في منصب إدارة مكتب ما، فإن صاحب هذا المكتب سيثق بك بشكل تام، وبدون هذه الثقة لا يمكن أن تتم العمليات المتبادلة بينك وبينه على الإطلاق. ولهذا يجب عليك أن تمون محطاً للثقة، وأن تحافظ على هذه الثقة بشكل جيد
• الدقة العالية في الوقت: يعتبر الوقت العامل التنظيمي الأهم على الإطلاق، ولهذا يجب على كل شخص راغب بالعمل في مجال تنظيمي أو إداري أن يحترم الوقت بشكل كبير، وأن يكون قادراً على إنجاز المهام المطلوبة منه خلال وقتها المحدد

 

وبهذا نكون قد وصلنا معكم إلى نهاية مقال اليوم. حيث قمنا فيه بالتحدث عن تعريف تخصص إدارة مكتبية، والمواد الداخلة في دراسته. كما ذكرنا لك أيضاً مدة دراسة هذا التخصص، بالإضافة إلى أهم مجالات عمله المستقبلية والمهارات اللازمة لدراسته. لا تنسى أن تقوم بزيارة موقعنا بشكل مستمر لكي تتمكن من قراءة المزيد من المقالات الأخرى، التي تتحدث عن الاختصاصات الجامعية الأخرى بشكل موسع وواضح.

اقرأ أيضاً من موقعنا:

تخصص إدارة الأعمال | التعريف والمواد ومجالات العمل